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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dans le cadre des mandats de gestion qui nous sont confiés, nous accordons la plus grande attention au traitement des données à caractère personnel tant de nos clients que des utilisateurs de nos services en général, en accord avec la Réglementation Générale de Protection des données.

La présente Politique s’applique dans toutes les relations de TELMMA avec ses contractants à défaut d’accord plus spécifique, et les personnes concernées.

1. Définitions

Au sein de la présente politique, les termes suivants ont le sens indiqué ci-dessous et les termes apparentés doivent être interprétés en conséquence :

 « Données à caractère personnel », ci-après « DCP » : désigne toute information permettant l’identification directe ou indirecte d’une personne physique que le mandataire et/ou le Mandant et/ou un prestataire traitent en qualité de « Responsable de traitement » ou de « Sous-traitant ».

« Matériels » signifie tout matériel, système, équipement, outils communiqués, appartenant à TELMMA ou transférés ou rendus accessibles à TELMMA par son contractant.

« Réglementation » signifie, pour le besoin des présentes, toutes les lois et règlements applicables en France en matière de protection des données à caractère personnel, c’est-à-dire visant à la protection des libertés et droits fondamentaux des individus et, en particulier, leur droit au respect de la vie privée eu égard au traitement de leurs DCP et en particulier le règlement européen de protection des données N° 2016/679 (« RGPD ») et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

« Personne concernée », « Responsable de traitement », « Responsable Conjoint de Traitement », « Sous-traitant », « traitement », « autorité de contrôle », « violation de données à caractère personnel », « analyse d’impact » conservent le sens qui leur est attribué dans la Réglementation susvisée.

2. Principes généraux

Dans le cadre de l’exécution des mandats qui lui sont confiés, TELMMA est amenée à connaitre et traiter des données à caractère personnel.

TELMMA s’engage à se conformer aux obligations légales qui lui incombent au regard de la loi applicable et de la Réglementation susmentionnée, et à permettre à son contractant de respecter la loi applicable et la Réglementation. 

TELMMA effectue toutes les formalités exigées par la réglementation, ou toute autre disposition légale ou réglementaire applicable en matière de protection de la vie privée et des données à caractère personnel auprès des autorités compétentes.

TELMMA adopte les mesures techniques et organisationnelles de sécurité et de confidentialité adaptées aux risques et conformes à l’état de l’art, et prévoit des mécanismes de gestion des habilitations, permettant de limiter l’accès aux DCP aux seules personnes ayant à en connaitre.

En toute hypothèse, TELMMA et ses contractants sont, chacun, responsables des manquements aux obligations qui leur incombent, pour ce qui les concerne. En aucun cas, ils ne pourront être tenus pour responsable d’un manquement commis par l’autre partie, toute solidarité étant exclue.

TELMMA, pour les cas où elle intervient en qualité de sous-traitant, ne pourra être tenue responsable de tout dommage causé par le traitement de DCP, qu’à la condition de n’avoir pas respecté ses obligations légales ou contractuelles, si elle a agi en dehors ou contrairement aux instructions du Mandant.

TELMMA garantit ses Mandants contre toute revendication et/ou procédure quelle qu’en soit la forme, l’objet et la nature, engagée par tout tiers et invoquant une violation de DCP exclusivement liée à un manquement de TELMMA dans ses obligations résultant des présentes, et/ou un de ses sous-traitants.

TELMMA s’engage à intervenir à ses frais, dans toute procédure amiable ou judiciaire, engagée contre l’un de ses Mandants et due à un manquement de TELMMA elle-même et/ou de l’un de ses sous-traitants.

Les supports contenant des DCP et transmis à TELMMA par le Mandant restent la propriété du Mandant. Les supports contenant des DCP collectées par TELMMA demeurent quant à eux la propriété de ce dernier.

TELMMA s’engage à ne conserver les DCP traitées dans le cadre de ses Mandats, que dans la limite dans la durée nécessaire aux traitements, augmentée des délais de prescription légaux durant lesquels les informations seront archivées en vue de toute réclamation comptable, fiscale ou judiciaire.

TELMMA s’engage à :

  • Ne pas utiliser les DCP à des fins autres que celles d’exécution des obligations visées au Mandat ou nécessaires à la bonne gestion des actifs immobiliers gérés ;
  • Ne pas diffuser, communiquer, vendre, céder, licencier ou fournir de quelque manière que ce soit les DCP à des tiers (à l’exception des conseils, auditeurs, représentants, gestionnaires) ;
  • Ne pas faire des DCP une exploitation commerciale. 

3. Traitements des Données à caractère personnel par TELMMA

3.1 Les obligations générales de TELMMA

TELMMA s’engage à :

  • Traiter les DCP dans le strict respect de la Réglementation en vigueur en la matière ;
  • Veiller au respect de la confidentialité de ces informations par ses employés ayant à en connaitre ;
  • Traiter les DCP au sein de l’Espace Economique européen ou d’un pays considéré comme adéquat par la commission européenne ou offrant des garanties suffisantes en termes de sécurité et de protection des données, tel que le Privacy Shield pour les Etats Unis.
  • Informer les personnes concernées quant aux traitements effectués et de leurs droits ;
  • Répondre aux demandes des personnes concernées ;
  • Notifier aux personnes concernées toute violation de données pouvant avoir des conséquences sur leurs droits et libertés ;
  • Mettre à la disposition du Mandant, et sur simple demande de ce dernier, les informations et documents permettant de démontrer le respect de la Réglementation par le Mandant

3.2 Typologie des traitements

Du fait de son expertise professionnelle, TELMMA peut intervenir en qualité de responsable conjoint de traitement ou de sous-traitant de son Mandant, selon son autonomie dans le cadre de sa mission, le type et l’étendue de la missions confiée.

Les traitements suivants peuvent notamment être réalisés :

  • La gestion du bail (signature, encaissement des loyers et charges, gestion des impayés, suivi des travaux nécessaires, renouvellement de bail, résiliation, etc.) ;
  • La cession d’immeuble ;
  • La lutte contre le blanchiment et le terrorisme lors de la sélection du locataire commercial ;
  • Le transfert de mandat ;
  • La reddition des comptes ;
  • La gestion de précontentieux ou contentieux nés dans le cadre de l’exécution du mandat intervenant entre le Mandant et TELMMA, etc.

3.3 Typologie de Données à caractère personnel traitées

Afin de mener à bien les finalités précitées, TELMMA peut notamment être amenée à traiter directement ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant :

  • Les données d’identification (nom, prénom, pièce d’identité, image, plaques d’immatriculation, badges avec identification biométrique ou non, etc.), de contact (adresse email, adresse postale, numéro de téléphone, etc.) des visiteurs, candidats, acquéreurs, locataires, sous-locataires, représentants, employés des locataires ou sous-locataires ;
  • Les données liées à la location du bien (informations détaillées du bail, frais locatifs, dates importantes, etc.) ;
  • Les données des prospects et des locataires des biens immobiliers confiés en gestion et de leurs employés (hors location et relocation des locaux commerciaux ou de bureaux) ;
  • Les données des fournisseurs et autres prestataires fournissant des prestations de service relatives aux équipements communs des biens immobiliers ;
  • Les données liées à la vie privée des personnes (habitudes de vie, situation familiales, demandes particulières de services, etc.) ;
  • Les données d’ordre économiques et financières (revenus et charges, crédits, etc.) ;
  • Les données collectées aux fins de reporting, etc.

4. La sous-traitance et sous-traitance ultérieure

Si TELMMA, agissant en tant que responsable conjoint du traitement ou sous-traitant, entend faire appel à un sous-traitant ou sous-traitant ultérieur, elle informe, sauf urgence caractérisée, son Mandant du nom et des coordonnées de ce sous-traitant ainsi que de sa fonction. Si le Mandant souhaite s’opposer à la sous-traitance proposée, il doit en faire part dans le mois de l’information et en proposer un autre. A défaut il est réputé l’accepter.

Conformément à la Réglementation, TELMMA s’assure que chacun de ses sous-traitants garantit au moins le même niveau de protection des DCP que celui figurant dans la présente politique et respecte la Réglementation.

Chacun des sous-traitants s’engage à assurer au moins le même niveau de protection des DCP que celui figurant dans la présente politique et à respecter la Réglementation.

En outre, TELMMA veille à ce que son personnel et celui de ses sous-traitants respectent le caractère confidentiel des informations auxquelles ils accèdent.

Si les lois applicables auxquelles les Administrateurs de biens sont soumis exigent d’agir autrement, TELMMA devra alors, dans la mesure permise par les lois applicables, informer le Mandant de cette exigence légale avant de procéder au traitement de ces données à caractère personnel.

Conformément à l’article 35 du règlement européen de protection des données personnelles, TELMMA s’oblige à assister le Mandant dans la réalisation d’analyse d’impact dans l’hypothèse où les traitements nécessités par le mandat de gestion immobilière sont susceptibles d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes.

Si un traitement présente des risques élevés pour les individus, TELMMA s’engage à suivre la procédure d’analyse d’impact prévue par l’autorité administrative française, la CNIL.

5. Information et exercice des droits des personnes concernées

Compte tenu des informations mises à la disposition et/ou collectées par TELMMA, celle-ci assure l’information des personnes concernées prévue à l’article 13 du règlement européen de protection des données.

Il est rappelé à ce titre que chaque personne physique concernée a :

  • Un droit d’accès à ses données à savoir le droit de demander communication des données le concernant ;
  • Un droit de rectification des données erronées ou incomplètes pouvant être mis en œuvre au moyen d’une déclaration complémentaire ;
  • Un droit à l’effacement de ses données sauf motif légitime et impérieux de TELMMA à poursuivre le traitement des données visées ;
  • Un droit à la limitation du traitement de ses données. Ce droit consiste en la possibilité pour l’Utilisateur de demander à TELMMA de geler l’utilisation de ses données personnelles. La mise en œuvre de ce droit doit s’effectuer simultanément à l’exercice du droit de rectification ;
  • Un droit à la portabilité des données. Ce droit consiste notamment en la transmission sur demande de l’Utilisateur dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine des données le concernant ;
  • Le droit de retirer son consentement au traitement des données à tout moment pour les traitements reposant sur cette base légale, sans affecter la licéité du consentement avant son retrait ;
  • Le droit de définir des directives relatives au sort des données le concernant après sa mort.

TELMMA s’engage à répondre aux demandes des personnes concernées dans un délai d’un mois suite à la réception d’une demande.

Lorsque cela est nécessaire, il est demandé à ses contractants d’assister TELMMA dans les réponses apportées aux personnes concernées souhaitant exercer leur droit d’accès, d’opposition, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données ou encore d’adresser des directives relatives au sort des DCP le concernant en cas de décès. Les contractants collaborent avec TELMMA dans la mise en œuvre de ces droits.

Toute personne concernée peut exercer ses droits auprès du délégué à la protection des données de TELMMA aux adresses suivantes :

Par voie postale : DPO TELMMA - 66 Quai du Maréchal Joffre CS 40064 | 92415 Courbevoie Cedex

Par voie électronique : dpo@telmma.com

La fourniture d’un justificatif d’identité est requise en vue de préserver la confidentialité des données personnelles.

Si malgré tous nos efforts les personnes concernées estiment notre réponse insatisfaisante, il est rappelé qu’elles disposent d’un droit de réclamation devant l’organisme de contrôle français, la CNIL. L’exercice de ce droit s’effectue par un courrier à l’adresse suivante : CNIL- 3 Place de Fontenoy – TSA 80717- 75334 PARIS CEDEX 07.

6. Sécurité

6.1 Programme de sécurité

TELMMA prend toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires et adaptées afin d’assurer la confidentialité, la sécurité, la disponibilité et l’intégrité des DCP et Matériels, les siens propres comme ceux mis à disposition par ses mandants. 

TELMMA prend toutes les mesures raisonnables pour garantir la fiabilité de tout employé, agent ou prestataire pouvant avoir accès aux DCP traitées pour l’exécution du mandat de gestion immobilier et en particulier, à ce qu’il respecte la confidentialité des informations qu’il a à connaitre.

TELMMA a adopté un programme de sécurité de l’information (« Programme de Sécurité de l’Information ») qui incorpore les mesures de protection administratives, techniques et physiques appropriées et proportionnées, telles que : 

  • La pseudonymisation, dans la mesure où cette mesure est proportionnée aux moyens et risques et où les outils informatiques de TELMMA le lui permettent, et/ou le chiffrement des DCP traitées, 
  • Les moyens d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constante des DCP et Matériels ;
  • Les moyens de restaurer la disponibilité et l’accès aux DCP et Matériels dans un délai raisonnable en cas d’incident technique ou physique ;
  • Un processus ayant pour objet de tester, évaluer et estimer l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer la sécurité du traitement des données ;
  • Un archivage physique et numérique actif.

TELMMA s’engage à régulièrement auditer et revoir le Programme de Sécurité de l’Information afin de garantir son efficacité continue et de déterminer si des ajustements sont nécessaires au vu des circonstances, y compris des changements technologiques, règlementaires, dans les pratiques du secteur ou dans les menaces et risques susceptibles d’affecter les DCP et Matériels. 

TELMMA s’engage à répondre dans les plus brefs délais à toute demande d'information sur son Programme de Sécurité de l’Information.

6.2 Atteinte à la sécurité

Dès la survenance d’un incident ou dès que TELMMA a des soupçons sur la survenance d’un incident en lien avec une atteinte à la sécurité ou de tout autre manquement au titre des stipulations relatives au traitement des données à caractère personnel, par lui ou à son égard, (l’« Atteinte à la Sécurité ») TELMMA s’engage à :

  • Informer le Mandant ou l’autorité de contrôle, selon ce qui est prévu au Contrat, de l’Atteinte à la Sécurité.
  • Faire au plus tôt ce qui est en son possible pour minimiser l’impact ou tout autre dommage que l’atteinte est susceptible de causer au Mandant, ou à tout individu qui pourrait être affecté par l’Atteinte à la Sécurité, et pour empêcher, autant que faire se peut, la survenance d’atteintes similaires à l’avenir.

6.3 Audit

TELMMA permet à ses mandants de réaliser des audits de conformité en matière de traitement de données à caractère personnel, en ce compris inspections, par le Mandant, ses représentants ou tout tiers mandaté par le Mandant, dans la mesure où cet Audit est notifié quinze (15) jours à l’avance à TELMMA et où il est effectué pendant les heures habituelles de travail.

7. Transferts des données à caractère personnel

TELMMA ne traite ni ne transfère les DCP qu’elle collecte en dehors de l’Espace Economique Européen, ou de tout pays jugé adéquat par la Commission européenne, ou de tout pays offrant des garanties suffisantes au sens de la Réglementation, sans le consentement écrit et préalable du Mandant et sans mettre en place une protection adéquate des DCP conforme aux exigences de la Réglementation.

TELMMA s’assure que tout accord de ce type inclut des obligations de sécurité imposées au destinataire des DCP au moins équivalentes à celles de la présente Politique.

8. Suppression des Données à caractère personnel

TELMMA cesse de procéder au traitement des DCP effectué en sous-traitance à l’issue des mandats de gestion immobilière ou, si cette date est antérieure, à la fin ou à l’expiration du service auquel il se rapporte.

Si la conservation s’avère nécessaire, TELMMA cesse le traitement dès que possible et, soit détruit les DCP traitées, soit restitue les supports les contenant à ses Mandants, selon l’option déterminée, et supprime les DCP concernées de ses systèmes.

TELMMA ne conserve les DCP fournies par le Mandant que dans la mesure requise par les lois applicables et veille à ce que ces DCP soient uniquement traitées à la fin ou aux fins spécifiées dans les lois applicables imposant ou rendant nécessaire leur conservation.

TELMMA s’engage à ne conserver les DCP traitées, que dans la limite dans la durée nécessaire aux traitements, augmentée des délais de prescription légaux durant lesquels les informations seront archivées en vue de toute réclamation comptable, fiscale ou judiciaire.

9. Site internet

Afin de garantir la qualité de ses services et pouvoir assurer un fonctionnement aussi qualitatif que possible de son site web, la société TELMMA, est amenée à traiter des données à caractère personnel de l’Utilisateur lors de la navigation de ce dernier sur le site internet www.telmma.com, ci-après « le Site ».

Le propriétaire du Site est la SAS TELMMA PROPERTY GROUP.

Le responsable de traitement du Site est la société TELMMA, qui s’engage à respecter la réglementation générale sur la protection des données (RGPD n°2016/679, la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, la loi n°78-17 (LIL) modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 et les textes règlementaires en découlant). 

Les CGU du Site et la Politique Cookies du Site sont accessibles en ligne sur www.telmma.com.

10. Évolution de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut faire l’objet de modifications. TELMMA publiera toute nouvelle version sur son site ou la fournira à première demande.